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Cómo redactar en inglés un email formal

Cómo redactar en inglés un email formal

Los correos electrónicos se encuentran entre los medios de comunicación más utilizados en el mundo. Son rápidos, inmediatos y te permiten interactuar con todo tipo de empresas dentro y fuera de tu país. En el trabajo, sobre todo, redactar en inglés correos electrónicos formales de la manera correcta requiere ciertas habilidades, y al tratarse de una situación profesional, es fundamental no cometer errores para causar una buena impresión de ti y  tu empresa.

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Este artículo te ayudará a comunicarte mejor y a redactar en inglés correos electrónicos en el formato correcto.

Reglas para redactar en inglés correos electrónicos formales

Para redactar en inglés un correo electrónico de la manera correcta, ¡no tienes que improvisar! Lee los siguientes consejos para evitar cometer errores graves que podrían comprometer el éxito del correo electrónico desde el momento en que se recibe.

Asunto

El asunto es la primera información que ven los destinatarios de un correo electrónico y, si está escrito de forma incorrecta o poco clara, podría empujar al lector a eliminarlo sin siquiera abrirlo. Por eso, es importante dar un mensaje claro y preciso, desde el principio, indicando el contenido o el motivo de la redacción en dos o tres palabras que capten la atención del destinatario. Ejemplo:

  • Subject: Delivery delay
  • Subject: Web Content Editor position
  • Subject: New product catalogue

Estilo

A diferencia de muchos otros idiomas que requieren oraciones largas y complejas en un contexto escrito formal, el inglés es muy conciso y favorece las oraciones cortas y una estructura simple. Asegúrate de dividir el texto en dos o tres párrafos; esto le permite al lector ver rápidamente los puntos clave.

Fórmulas de cortesía

Cuando se redactar en inglés un correo electrónico, no solo está usando otro idioma, sino que también está ingresando a otra cultura con diferentes hábitos. Los anglosajones en general prestan mucha atención a las formas de cortesía y gratitud, por lo tanto, nunca olvides agregarlas. Ejemplo:

  • Dear Mr/Mrs/Ms
  • Dear Sir/Madam
  • Best regards
  • Kind regards

Revisa el correo electrónico

Nunca envíes un correo electrónico en inglés sin haber vuelto a leer lo que escribiste. Los errores gramaticales o mecanográficos son muy comunes incluso en tu propio idioma, por lo que en inglés puedes cometer errores con mucha más facilidad. Verificar dos veces lo que ha escrito es un paso sencillo que puede evitar que parezca poco profesional y, sobre todo, descuidado

Firma

Asegúrate de haber configurado tus correos electrónicos para que terminen con toda la información importante sobre ti, que incluye:

  • Nombre y apellido
  • Título profesional
  • Detalles relativos sobre la empresa (nombre, dirección ..)
  • Enlace al sitio web de la empresa

Formato de un correo electrónico formal en inglés:

  • Introducción
  • Cuerpo del texto
  • Conclusión

Introducción

Dependiendo del tipo de relación que tengas con la persona a la que le vayas a redactar en inglés, existen diferentes formas de iniciar un correo electrónico, pero cualquier correo electrónico siempre debe comenzar con un saludo. En nuestro caso concreto siendo formal, las opciones más adecuadas son:

  • Dear Mr/Mrs/Ms (Apellido del destinatario, por ejemplo, Mr. Black)
  • Dear Sir/Madam (Si no conoces el nombre del destinatario)
  • ‘To whom it may concern’ (De forma más general, «A quién corresponda»)

Después del saludo inicial, necesitas una oración introductoria que indique claramente el motivo de la escritura y sea coherente con el asunto del correo electrónico. Preséntate brevemente (los textos largos a menudo desalientan a las personas a leerlos), luego continúa con:

Cómo redactar en inglés un email formal

Si vas a redactar en inglés un correo electrónico para enviar información, puedes comenzar con una de las siguientes oraciones:

Cómo redactar en inglés un email formal

Si, en cambio, respondes a un correo electrónico que recibiste, puedes decir:

Cómo redactar en inglés un email formal

Cuerpo del texto

No existen fórmulas convencionales para redactar en inglés el cuerpo del texto porque este varía según la función de lo que se necesitas comunicar. Es útil preparar un borrador inicial y luego proceder con las correcciones.

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Las reglas generales son que el texto debe dividirse en párrafos cortos que eviten abreviaturas y siglas, las cuales puedes usar, por el contrario, cuando vayas a redactar en inglés un correo electrónico informal a familiares y amigos.

Según el tipo de mensaje que envíes, hay varias formas de redactar una invitación final antes de finalizar el correo electrónico, como:

redactar en inglés correos electrónicos

Conclusión

La forma más común de finalizar un correo electrónico es

redactar en inglés

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Ejemplos de cómo redactar en inglés correos electrónicos formales

Veamos cómo funciona todo esto en la práctica.

Ejemplo 1: Retraso en la entrega de un pedido

Subject: Delivery delay

Dear Mr Pascal, 

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

Please accept our apologies.

Best regards,

Ejemplo 2: Responder a un anuncio de trabajo

Subject: Web Content Editor position

Dear Sir/Madam,

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company.

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment.

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Ejemplo 3: Envío de un catálogo de productos

Subject: New product catalogue

Dear Ms.Chapman,

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

For further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely,

Entonces, ya has visto algunos ejemplos de cómo redactar en inglés un correo electrónico. ¡Ahora estás [email protected] para practicar!

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